HK Bilişim1 8 dk okuma
Kısa cevap: Önce alan adının sizin adınıza kayıtlı olduğundan emin olun. Sonra bir e-posta sağlayıcısı seçin (Google Workspace, Microsoft 365, hosting paketinizdeki e-posta ya da Zoho Mail gibi), sağlayıcının verdiği MX kaydını alan adınızın DNS ayarlarına girin. Spama düşmemek için aynı yere bir SPF kaydı ekleyin, DKIM imzasını açın ve bir DMARC kaydı yayımlayın. Gmail 2024'ten beri kişisel Gmail adreslerine gönderen herkesten en az SPF ya da DKIM istiyor.
1. Kurumsal e-posta nedir, Gmail adresi neden yetmez?
Kurumsal e-posta, adresin sonunun bir servisin değil sizin alan adınızın olmasıdır: isletmeniz@gmail.com yerine bilgi@isletmeniz.com.tr. Posta kutusu yine Google'da, Microsoft'ta ya da başka bir sağlayıcıda durabilir; değişen, adresin kime ait olduğu.
Bizim görüşümüz: asıl kazanç görüntüden çok sahiplik. Alan adı sizinse adres de sizindir. Sağlayıcıyı değiştirdiğinizde adres değişmez, yalnız DNS kayıtları değişir. Çalışan ayrıldığında kutusu sizin yönetim panelinizde kalır. Kartvizitte, web sitesinde ve Google İşletme Profilinde aynı alan adının görünmesi de tutarlılık sağlar.
2. Kurumsal mail nasıl açılır? Dört adım
- Alan adı sizin adınıza mı? Kayıt panelinin şifresi kimdeyse e-posta da fiilen onundur. Nasıl bakılacağını alan adı süresi doldu, alan adım kimde? yazısında anlattık.
- Sağlayıcıyı seçin. Seçenekler bir sonraki bölümde. Kaç kişinin adres kullanacağını ve postayı hangi programdan okuyacağınızı önceden yazın.
- Sağlayıcının verdiği kayıtları alan adına girin. Sağlayıcı önce alan adının sizin olduğunu kanıtlamanızı ister (çoğunlukla bir TXT kaydı), sonra MX kaydını verir. Bu kayıtlar sağlayıcının değil, alan adını yönettiğiniz yerin DNS panelinde girilir.
- Kimlik doğrulamayı tamamlayın. SPF, DKIM ve DMARC. Adresler bu adım olmadan da çalışır; ama gönderdikleriniz spama düşebilir.
Mevcut bir alan adında e-posta zaten varsa (eski firmanın kurduğu bir hosting e-postası gibi) MX kaydını değiştirmeden önce eski kutulardaki postaları yedekleyin. MX değiştiği anda yeni gelen posta yeni sağlayıcıya gider; eski kutuya düşmez.
3. Seçenekler: hangisi ne zaman uyar?
Fiyat yazmıyoruz: planlar değişebiliyor ve sağlayıcıların kendi sayfaları güncel olanı gösterir. Aşağıdaki tablo seçerken neye bakılacağını özetliyor.
| Seçenek | Ne zaman uyar | Nelere dikkat |
|---|---|---|
| Google Workspace | Ekip zaten Gmail, Takvim ve Drive kullanıyorsa. | Google'ın MX değeri tek kayıt: smtp.google.com. Google, eski MX kayıtlarının silinmesini istiyor. |
| Microsoft 365 | Outlook, Word, Excel ve Teams ile çalışan ekipler. | SPF'e Microsoft'un satırı girer: include:spf.protection.outlook.com. |
| Hosting e-postası | Az adres, az gönderim; web sitesiyle aynı pakette. | Site ile posta aynı sunucuda olur; siteyi taşırken postayı da düşünmek gerekir. Paylaşılan IP'nin itibarını başka gönderenler de etkiler. |
| Zoho Mail | Az kullanıcılı küçük işletmeler. | Ücretsiz planı da var (her bölgede sunulmuyor), ama IMAP ve POP olmadan (ayrıntı SSS'de). |
Hosting e-postasındaki IP notu Google'ın kendi cümlesi: paylaşılan bir IP adresini kullanan tüm gönderenlerin etkinlikleri, o IP'nin itibarını etkiler; Google böyle bir IP'nin engel listelerinde olmadığından emin olmanızı istiyor. Bu, hosting e-postasını kötü yapmaz; hangi sunucudan gönderdiğinizi bilmenizi gerektirir.
4. MX, SPF, DKIM ve DMARC sade dille
Dördü de alan adınızın DNS ayarlarına girilen kısa metin satırlarıdır. Biri postanın nereye geleceğini söyler, üçü de gönderdiğinizin gerçekten sizden geldiğini kanıtlar.
| Kayıt | Ne yapar | Örnek |
|---|---|---|
| MX | Size gönderilen postanın hangi sunucuya teslim edileceğini söyler. Gelen posta için. | smtp.google.com (öncelik 1) |
| SPF | Alan adınız adına posta göndermeye yetkili sunucuların listesi. | v=spf1 include:_spf.google.com ~all |
| DKIM | Her iletiye dijital imza atar; alıcı imzayı DNS'teki anahtarla karşılaştırır. | Anahtarı sağlayıcının paneli üretir, siz DNS'e yapıştırırsınız. |
| DMARC | SPF ve DKIM'i geçemeyen iletiye ne yapılacağını söyler ve rapor ister. | v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@isletmeniz.com.tr |
Örnekler Google'ın ve Microsoft'un belgelerinden: Google Workspace için SPF satırı
Google'ın
SPF kurulum sayfasında,
DMARC'ta p=none ile başlama önerisi Google'ın DMARC
kurulum sayfasında yazıyor. Microsoft 365 kullanıyorsanız SPF satırınız
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all gibi olur.
SPF'te tek kayıt kuralı. Microsoft'un
SPF yapılandırma sayfası
alan adı başına yalnızca bir SPF kaydına izin verildiğini yazıyor. Bir tuzak:
hosting firması bir SPF kaydı koymuştur, yeni sağlayıcı için ikinci bir kayıt eklenir
ve ikisi de işlemez. Doğrusu tek satırda birleştirmek; Google bir kayıtta en fazla 10
include: bulunabileceğini yazıyor.
DMARC'ın üç politikası. Google'ın tanımıyla none iletiyi teslim eder ve rapora yazar, quarantine spam klasörüne gönderir, reject reddeder. Google başlarken none önerir; raporlarla gönderenlerinizi tanıdıkça quarantine ya da reject'e geçmeyi.
5. Maillerim neden spama düşüyor?
İlk bakılacak yer kimlik doğrulama: alıcı, iletinin gerçekten sizin alan adınızdan geldiğini doğrulayamıyor olabilir. Google'ın e-posta gönderen yönergeleri açık: SPF, DKIM ve DMARC ile kimliği doğrulanmayan iletiler spam olarak işaretlenebilir ya da 5.7.26 hatasıyla reddedilebilir. Bakılacak yerler:
- SPF'te gönderen eksik. Google, SPF kaydına alanınız adına posta gönderen her şeyin girmesini istiyor ve örnek olarak web sunucularını ve "Bize ulaşın" formları gibi otomatik gönderen hizmetleri sayıyor. Web sitenizin formu, e-fatura ya da bülten aracı kayıtta yoksa onların iletileri spama düşmeye adaydır.
- DKIM açılmamış. Google Workspace'te ve Microsoft 365'te DKIM'i ayrıca etkinleştirmek gerekiyor. Google kişisel Gmail adreslerine gönderim için en az 1.024 bitlik bir DKIM anahtarı istiyor, destekleniyorsa 2.048 bit öneriyor.
- Kimden adresi başka bir alan adı. Site formu, iletiyi formu dolduran müşterinin Gmail adresiyle "Kimden" alanına yazıp gönderiyorsa o ileti başka bir alan adını taklit etmiş olur. Google, Kimden alanında başka bir Gmail adresinin kimliğine bürünülmemesini şart koşuyor. Müşterinin adresi "Yanıtla" alanına yazılır.
- Gönderen sunucunun ters DNS kaydı yok. Google gönderen IP'nin geçerli bir PTR kaydı olmasını istiyor. Bu, büyük sağlayıcılarda hazır gelir; kendi sunucunuzdan gönderiyorsanız sizin işiniz.
- Alıcılar şikâyet ediyor. Google, Postmaster Tools'a bildirilen spam oranının %0,3'ün altında kalmasını istiyor. İzinsiz liste, satın alınmış adres listesi ve çıkışı zor bülten bu oranı yükseltir.
Gerçek bir örnek: Excursion Pamukkale tur sitesinde rezervasyon e-postası boş bir gönderen adresinden gidiyordu ve iletiler sessizce düşüyordu; sitede Haziran 2025'ten beri fark edilmemiş 7 rezervasyon vardı. Mail akışını SMTP'ye taşıdık. Site formlarının e-postası da e-posta işinin parçası.
6. Gmail, Yahoo ve Outlook'un gönderen kuralları
Üç büyük posta servisi kuralları sıkılaştırdı. Gmail ve Yahoo kuralları Şubat 2024'te devreye aldı; Microsoft Outlook.com, Hotmail ve Live adresleri için kendi kuralını Nisan 2025'te duyurdu.
| Kural | Herkes | Toplu gönderen |
|---|---|---|
| Kimlik doğrulama | Gmail ve Yahoo: SPF ya da DKIM | SPF ve DKIM (Gmail, Yahoo, Outlook) |
| DMARC | Önerilir | Zorunlu, en az p=none |
| Spam oranı | %0,3'ün altında | %0,3'ün altında |
| Listeden çıkış | — | Tek tıkla çıkış ve görünür bağlantı (Gmail, Yahoo) |
"Toplu gönderen" eşiği Gmail ve Outlook'ta günde 5.000'den fazla ileti; Yahoo hacim eşiği belirtmiyor, kuralları toplu gönderenler için yazıyor. Kaynaklar: Google'ın gönderen yönergeleri ve Yahoo'nun gönderen gereksinimleri. Microsoft, kurala uymayan iletilerin önce Gereksiz klasörüne yönlendirileceğini, sorun sürerse reddedilebileceğini yazıyor. Günde 5.000 ileti (Gmail ve Outlook'un eşiği) küçük bir işletme için yüksek görünebilir; ama üç servis de kimlik doğrulamayı herkese öneriyor ve Gmail'de en az SPF ya da DKIM herkes için zorunlu.
7. Kontrol listesi
Kurulumdan sonra ya da spam şikâyeti geldiğinde sırayla işaretleyin:
0 / 9 tamam
Gmail'de iletinin kimlik doğrulama sonucunu görmek için iletiyi açıp menüden Orijinali göster'i seçin; üst kısımda SPF, DKIM ve DMARC satırları görünür.
8. Web sitesi işimizde e-posta nerede duruyor?
Web sitesi hizmetimizde alan adı kaydı, sunucu, SSL sertifikası ve siteyi yayına alma kapsamda; alan adı sizin adınıza kayıtlı olur. Kurumsal e-posta kutularının kurulumu o listede yazılı değil. Hangi sağlayıcının size uyduğunu, mevcut postanızın nasıl taşınacağını ve site formunun hangi adresten göndereceğini birlikte konuşalım. Sitenin kendi teknik durumuna bakmak isterseniz ücretsiz site taraması adresinizi tek seferde kontrol eder.